Vom Chatten zur produktiven Arbeit: Wie kleine Unternehmen ihre eigenen Daten für KI-Agenten nutzbar machen

Wer schon einmal mit ChatGPT, Gemini, Perplexity oder Claude einen Text formuliert, eine Frage gestellt oder eine Idee entwickelt hat, kennt das Gefühl: Es funktioniert. Der Chatbot antwortet kompetent, schnell, manchmal verblüffend treffsicher. Und dann? Dann ist das Gespräch vorbei – und morgen fängt alles wieder von vorne an.

Genau hier beginnt die nächste Stufe.

Vom Gespräch zur Zusammenarbeit

Seit Ende 2023 beschäftigt sich der Gewerbeverein Rüsselsheim 1888 e.V. in seiner Fortbildungsreihe „Mit Daten sprechen“ mit generativer KI – in Präsenzveranstaltungen, Online-Sessions, Blogbeiträgen und Fachartikeln. Was als Orientierungsangebot in einer unübersichtlichen Zeit begann, entwickelt sich jetzt weiter: hin zu konkreter, produktiver Anwendung.

Denn der entscheidende Schritt ist nicht, einen Chatbot bedienen zu können. Der entscheidende Schritt ist, ihn mit den richtigen Daten zu versorgen.

Abbildung 1 Beispiel für die Gliederung des Wissensarchiv

Das eigentliche Problem: Die Daten liegen schon da

Fast jedes kleine Unternehmen hat dasselbe unsichtbare Problem. Das Wissen ist vorhanden – in Angeboten, Prozessbeschreibungen, alten E-Mails, Vorlagen, Protokollen. Aber es liegt verstreut: auf dem Desktop, in Google Drive, in irgendwelchen Unterordnern, die vor Jahren angelegt und seitdem nie wieder angeschaut wurden.

Ein KI-Agent kann mit diesem Bestand nichts anfangen. Nicht weil er zu wenig kann – sondern weil er im Dunkeln tappt.

Die gute Nachricht: Der Schatz ist bereits da. Er muss nur gehoben werden.

Die Schatzsuche: Ein Prozess in vier Phasen

In der nächsten Stufe der Fortbildungsreihe „Mit Daten sprechen“ wird genau dieser Prozess gemeinsam erarbeitet. Keine Theorie, keine Folien über KI im Allgemeinen – sondern ein handfestes Vorgehen in vier Phasen:

Phase 1 – Bestandsaufnahme

Wo liegen meine Daten? Was davon ist relevant, was kann weg? Eine strukturierte Sichtung schafft Überblick, wo vorher Chaos war.

Phase 2 – Aufbereitung

Dokumente müssen für KI-Agenten lesbar gemacht werden. Das bedeutet: richtiges Format, klare Struktur, ein kurzer Kontextkopf, der dem Agenten sagt, womit er es zu tun hat.

Phase 3 – Erste Abfragen

Jetzt wird’s praktisch. Aufbereitete Dokumente werden in Chatbots eingespielt – und erste echte Fragen gestellt. Was funktioniert? Was fehlt noch? Diese Phase liefert die ersten messbaren Ergebnisse.

Phase 4 – Workflows

Aus erfolgreichen Einzelabfragen werden wiederkehrende Arbeitsabläufe. Ein Posting aus einem Veranstaltungshinweis generieren. Ein Protokoll in Aktionspunkte verwandeln. Ein Angebot auf Basis eines älteren neu formulieren. Das ist der Punkt, an dem KI aufhört, ein Experiment zu sein – und anfängt, echte Arbeit abzunehmen.

Was die Fortbildung konkret bietet

Die Teilnehmer erhalten eine praxiserprobte Handreichung, die den gesamten Prozess Schritt für Schritt beschreibt – inklusive Ordnerstruktur, Namenskonventionen, Umwandlungsanleitungen und ersten fertigen Prompts zur direkten Wiederverwendung.

Das Ziel ist kein perfektes KI-System. Das Ziel ist ein funktionierender Einstieg, der mit überschaubarem Aufwand in jedem kleinen Unternehmen umsetzbar ist – unabhängig von Branche, Betriebsgröße oder technischem Vorwissen.

Die Fortbildungsreihe „Mit Daten sprechen“ findet sowohl in Präsenz als auch auf Zoom statt und richtet sich an Mitglieder des Gewerbevereins sowie alle interessierten Unternehmerinnen und Unternehmer aus der Region.

Jetzt einsteigen

Weitere Informationen zur Fortbildungsreihe, vergangene Veranstaltungen und Fachartikel zum Thema KI und Gewerbe finden sich unter:
https://gv1888.de/mit-daten-sprechen

Kontakt und Anmeldung: Achim Weidner, Vorstandsmitglied und Datenschutzbeauftragter des Gewerbevereins Rüsselsheim 1888 e.V.

Achim Weidner ist Beisitzer im Vorstand und Datenschutzbeauftragter des Gewerbevereins Rüsselsheim 1888 e.V. Er leitet die vereinseigene Fortbildungsreihe „Mit Daten sprechen“.